Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Чаще всего, стоимость проекта внедрения не включает в себя цену пользовательских лицензий и пакета технической поддержки. Что нужно сделать для того, чтобы упорядочить документооборот? «Канцелярская» СЭД, конечно, выдаст вам список счетов с истекающими сроками исполнения, но если вам захочется получить отчёт по проданным товарам или услугам в разрезе товарных позиций из тех же счетов, то этого обычная «канцелярская» СЭД уже сделать не сможет система электронного документооборота – такие системы не хранят всю информацию о документе, а только ограниченный набор реквизитов документа. Кроме того, разработчики должны обеспечить проведение как технических консультаций так и консультаций по использованию продукта, необходимой настройке системы для эффективной поддержки имеющихся
система электронного документооборота
в компании система электронного документооборота бизнес-процессов, проведение обучения и семинаров, разработку технических заданий и бизнес-консалтинг. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать система электронного документооборота работу организации. интеллектуальные корпоративные системы с широким набором необходимых каждому предприятию функций. «Традиционные» СЭД все еще тяготеют к автоматизации узкой сферы «канцелярского» документооборота. При этом следует помнить, что реализация самых эффективных технологий по обработке документов и извлечение информации со стопроцентной достоверностью, возможно только тогда, когда документы представлены в структурированном виде. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными потоками документов и задач СЭД демонстрируют только в последнее время. Первый вариант имеет смысл только в том случае, если у вас есть высококвалифицированные специалисты в области информационных технологий. И именно СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов на предприятии. Несомненно, заказчиком должна приобретаться только та система документооборота, автоматизация, покупка и содержание которой обойдется дешевле, чем общиесистема электронного документооборота
затраты на ручную поддержку. Если смотреть с точкисистема электронного документооборота
зрения затрат, то такую систему более эффективно поддерживать вручную или с использованием стандартных офисных приложений. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Она должна включать в себя помощь в установке системы, обновлении программного обеспечения до новых версий в течение срока гарантийного обслуживания. На сегодняшний день на рынке много систем электронного документооборота, они различаются как по функциональности, так и по стоимости. После окончании гарантийного срока действие технической поддержки можно продлить путем приобретения, так называемого, пакета технической поддержки. Таких бумажных внедрений, к сожалению, у нас пока немало. В любом случае, устанавливать достаточно серьезную систему электронного документооборота имеет смысл, если только количество документов в компании измеряется несколькими сотнями в год. Стоимость этого решения будет определяться по результатам исследования проекта специалистами компании-разработчика. Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. ля крупных компаний часто встает проблема выбора между «большой» ERP, «в которой все есть» и СЭД, которая «решает система электронного документооборота частные задачи». На самом деле отличие в том, что, как правило, в ERP документы не «ведутся», а «проводятся» - уже после того как они осуществят свой жизненный цикл на предприятии, т. Поэтому СЭД и ERP естественным образом дополняют друг друга и должны тесно интегрироваться. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческогосистема электронного документооборота
учёта. Но если все же вы намерены пользоваться реальными системами управления, то вам просто жизненно необходим контроль средствами электронного документооборота. Как определить, действительно ли вам нужен электронный документооборот сложнее того, который доступен стандартными офисными приложениями или не нужен? В любом случае, при внедрении системы документооборота вам обязательно должна быть предоставлена полная техническая поддержка. Если этот вариант вам не подходит, внедрение системы система электронного документооборота электронного документооборота можно провести силами специалистов компании-разработчика ПО. Внедрение СЭД в качестве первогосистема электронного документооборота
